Vedtægter for Trørød Grundejerforening

§ 1. Navn og hjemsted Foreningens navn er Trørød Grundejerforening. Foreningen er stiftet 5. september 1907 og har hjemsted i Rudersdal Kommune, Region Hovedstaden.

§ 2. Formål Foreningens formål er at varetage medlemmernes fælles interesser som grundejere i Trørød over for private og over for offentlige instanser. Endvidere at varetage helhedens interesser for Trørød. Foreningen er uafhængig af parti politik. Trørød er geografisk defineret i henhold til vedhæftede kort og er det område, der efterfølgende forstås ved Trørød.

§ 3. Opgaver Foreningen kan påtage sig at repræsentere medlemmerne i forhandlinger med kommunen, regionen og andre i spørgsmål, der falder under foreningens formål. I den forbindelse deltager foreningen i den offentlige debat, frem-sætter udtalelser og forslag om de nævnte spørgsmål. Foreningen tager stilling til ansøgninger om dispensation i bygge- og lokalplansager, der modtages fra kommunen til udtalelse. Foreningen formidler informationer om relevante emner. Foreningen gennemfører aktiviteter af oplysende art om Trørød for at styrke og udbygge fællesskabet for beboerne.

§ 4. Medlemmer Som medlem med stemmeret optages fysiske og juridiske personer, der er ejer ejendom i Trørød. Der optages kun ét medlem pr. ejendom. Såfremt en person ejer flere ejendomme, optages denne kun med et enkelt medlemskab. Som støttemedlem optages alle, der ønsker det. De har ikke stemmeret ved generalforsamlingen og kan ikke vælges til bestyrelsen. Medlemskab er kun gyldigt, når kontingent er betalt. Medlemskab ophører øjeblikkeligt, når ejendommen sælges eller overdrages.

§ 5. Ordinær generalforsamling Generalforsamlingen er grundejerforeningens højeste myndighed. Afholdelsen Generalforsamlingen afholdes hvert år i oktober eller november måned i Rudersdal Kommune og indkaldes skriftligt til medlemmerne med mindst 28 dages varsel. Foreløbig dagsorden findes på hjemmesiden. Den endelige dagsorden findes på foreningens hjemmeside senest 10 dage før afholdelse af generalforsamlingen og udsendes kun via mail. Dagsorden Generalforsamlingens dagsorden skal omfatte følgende punkter: Valg af dirigent. Valg af referent. Bestyrelsens beretning for det forløbne år til godkendelse. Foreningens regnskab til godkendelse, præsentation af budget og fastsættelse af kontingent. Forslag fra bestyrelsen. Indkomne forslag fra medlemmer til beslutning på generalforsamlingen. Forslagene skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse. Valg, jf. nedenfor. Emner, der af medlemmer alene ønskes drøftet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 7 dage før generalforsamlingen. Eventuelt. Der kan kun træffes afgørelser vedr. forslag, der er optaget i den endelige dagsorden. Valg Bestyrelsen består af et ulige antal på mindst 5 medlemmer efter bestyrelsens afgørelse. Bestyrelsen beslutter antallet forud for indkaldelsen af generalforsamlingen. Bestyrelsens medlemmer vælges for 2 år, således at lige antal medlemmer vælges det ene år, og ulige følgende år. Bestyrelsen konstituerer sig jf. § 9. Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer ved afgang i årets løb, og efter at suppleanterne er tiltrådt, bliver 4, kan bestyrelsen supplere sig selv blandt grundejerforeningens medlemmer indtil førstkommende generalforsamling. Bestyrelsen skal informere medlemmerne. Der vælges op til 3 suppleanter for 1 år. En suppleant, der indtræder i bestyrelsen, viderefører dog det udtrædende medlems valgperiode. Der vælges 2 revisorer, hver for en 2 årig forskudt periode. Der kan ved de ovennævnte valg ske genvalg. Valgbare er stemmeberettigede medlemmer jf. § 4. Der kan ikke vælges folketings-, regionsråds- eller kommunalbestyrelsesmedlemmer. Der stemmes ved fremmøde eller fuldmagt. Intet medlem kan ved skriftlig fuldmagt repræsentere mere end ét andet medlem. Beslutningsdygtighed Generalforsamlingen træffer beslutninger ved almindeligt stemmeflertal (en stemme mere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer), jf. dog bestemmelserne i § 10 om ændring af vedtægter og § 11 om ophævelse af foreningen. Der gennemføres skriftlig afstemning, når 1/3 af de tilstedeværende medlemmer eller bestyrelsen kræver det. Ved stemmelighed forkastes forslaget, og blanke stemmer medregnes ikke. Referat Der udarbejdes et beslutningsreferat af generalforsamlingen. Senest en måned efter generalforsamlingens afholdelse offentliggøres referatet af bestyrelsen på foreningens hjemmeside.

§ 6. Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når mindst 1/20 af medlemmerne af foreningen kræver dette overfor bestyrelsen, eller hvis bestyrelsen beslutter det. Denne generalforsamling afholdes senest 4 uger efter anmodningen er modtaget/beslutningen er truffet. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes skriftligt med en uges varsel til medlemmerne med angivelse af dagsorden. Bestemmelser om beslutningsdygtighed og stemmeberettigede er som angivet i § 5. Det kræves, at flere end ¾ af de medlemmer, der har ønsket den ekstraordinære generalforsamling indkaldt, møder op. Ellers kan dagsordenen nægtes behandlet af generalforsamlingen.

§ 7. Regnskab Regnskabsåret går fra 1. september til 31. august.

§ 8. Økonomi og ansvar Foreningen skaffer dækning for sine udgifter bl.a. gennem kontingenter og afkast af egne aktiver. Foreningen skal altid have en positiv egenkapital, dog ikke formue overstigende 2 års omsætning, medmindre generalforsamlingen bestemmer anderledes.

§ 9. Bestyrelsen Grundejerforeningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen. Snarest muligt og senest 14 dage efter afholdelsen af den ordinære generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen mødes, så ofte mindst 3 medlemmer finder det nødvendigt. Der skrives referat for hvert møde, som godkendes senest på efterfølgende møde. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når flertallet af medlemmerne deltager. Bestyrelsen råder over foreningens midler i overensstemmelse med vedtægterne og generalforsamlingens beslutninger. Formanden og kassereren hver for sig tegner foreningen i økonomiske anliggender, dog kun beløb op til 5.000 kr. Ved beløb over dette, skal bestyrelsen inddrages. Dog kan bestyrelsen bemyndige andre hertil. Bestyrelsen udarbejder og vedtager en forretningsorden, der mindst skal indeholde bestemmelser om arbejdsopgaverne for foreningens formand, næstformand, sekretær og kasserer, samt regler for beslutningstagen og suppleanters deltagelse. Hvis formanden går af i perioden, fungerer næstformanden som formand indtil næste ordinære generalforsamling. Bestyrelsen kan inddrage eller engagere yderligere arbejdskraft eller ekspertise. Bestyrelseshverv er ulønnet, medmindre generalforsamlingen bestemmer andet.

§ 10. Vedtægter Disse vedtægter gælder for Trørød Grundejerforening. Vedtægterne kan kun ændres ved selvstændigt forslag på den udsendte dagsorden, og at vedtagelsen sker med 2/3 af de afgivne stemmer på generalforsamlingen.

§ 11. Ophævelse af foreningen Foreningens ophævelse kan ske på en ekstraordinær generalforsamling, der er indkaldt efter reglerne i § 6, dog skal 1/10 af medlemmerne stille krav herom. Beslutning om ophævelse kræver, at mindst 3/4 af foreningens medlemmer er til stede, og mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for ophævelsen. Er denne generalforsamling ikke beslutningsdygtig jf. ovenfor, indkaldes en ny generalforsamling inden 1 måned. På denne generalforsamling træffes afgørelsen uden hensyn til antallet af fremmødte med simpelt flertals afgørelse.

§12. Foreningens kapital Såfremt grundejerforeningen ophæves, skal foreningens aktiver tilfalde et almennyttigt formål indenfor grundejerforeningens område. Formålet besluttes af generalforsamlingen.

§13. Ikrafttrædelse Denne vedtægt træder i kraft 1. august 2021 og afløser vedtægt af 21. oktober 2015. Således vedtaget på ordinær generalforsamling den 6. oktober 2020.

Trørød grundejerforening optager medlemmer fra følgende område i Rudersdals kommune: (Indenfor området findes adskillige lokale grundejerforeninger. De er servitutbestemte, så medlemskab er krævet. Varetager som regel fællesopgaver for en samlet bebyggelse. Der findes også vejlav dannet frivilligt med henblik på at løse fælles, praktiske opgaver)

Privatlivspolitik for Trørød Grundejerforening

18. juni 2018

Trørød grundejerforening har på sit bestyrelsesmøde d. 18. juni 2018 fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at foreningens personaledatabehandling er i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.

A. Indsamling af persondata. Trørød grundejerforeningen får ved indmeldelse i foreningen de persondata der er nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmernes aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og betragtes som samtykke til behandling af persondata i henhold til nedenstående. B. Persondata for ejere/medlemmer. Personnavne. Adresse i Trørød. Hvis ejer bor andetsteds så også den adresse. E-mailadresser. Telefonnumre. Disse data opdateres årligt i forbindelse med kontingentopkrævning. C. Opbevaring og videregivelse af persondata. De under B indsamlede persondata beror hos bestyrelsen. De videregives til suppleanter og revisor ved behov herfor. D. Kendskab til persondata udover den under B anførte datatype. Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor kan få kendskab til yderligere personrelaterede data, som ikke er personfølsomme oplysninger, som måtte blive oplyst for Trørød Grundejerforening i forbindelse med kommunal sagsbehandling, byggesager, dispensationsansøgninger og lignende. Sådanne oplysninger bringes alene til bestyrelsens og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke altid i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater. Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv. Idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom arkivet – eller dele deraf – kan være gået tabt. E. Offentliggørelse af persondata. Data som nævnt under B om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, samt i medlemsorientering (MO) fra grundejerforeningen. Medlemmers telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab behandles fortroligt. F. Sletning af persondata. De under B nævnte persondata slettes ikke f.s.v. angår ejernavne og adresser. Det skyldes hensynet til at kunne beskrive foreningens historie. Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af Trørød Grundejerforening indgår i foreningens arkiv, som beror hos bestyrelsen. Navne og ejendomme kan fremgå af et evt. jubilæumsskrift. G. Dataansvarlig. Trørød Grundejerforenings formand er ansvarlig for foreningens behandling af persondata. K. Tilkendegivelse. Dette regelsæt tilkendegives for Trørød Grundejerforenings medlemmer og offentliggøres på foreningens hjemmeside. Besluttet på bestyrelsesmøde i Trørød Grundejerforening d.18. juni 2018.